作者指南手册：优化作者体验
发布时间：2025-09-17 阅读数：121 发布：AgilePub
期刊作者指南（Author Guidelines）通常是编辑与作者之间的第一道沟通桥梁，并在很大程度上决定了一本学术期刊所收到投稿的质量和数量。深思熟虑地分析和设计作者指南对研究期刊至关重要，因为作者和编辑部均能从中获益。
一、作者指南改进的获益
改进作者指南的主要获益体现在3个利益相关方类别：机构收益、作者收益和编辑部收益。
1. 清晰、结构良好的作者指南会影响作者对期刊的印象，并影响最终决定投稿的目标期刊。在有相似指标的期刊中，作者倾向于根据指南清晰度来选择期刊。
2. 当作者获得有效指南时，更易在第一次投稿即准备好材料。对于鼓励稿件在期刊间转移的学会和出版商，标准化指南简化了转移流程，使作者易于比较要求并决定是否接受转移。
3. 编辑部收到的求助请求减少，花费在整理不合规文件上时间缩短，需要退回修改的稿件减少，从而减少了从投稿到最终文章发表的总时间。
二、作者指南改进步骤
作者指南改进的关键步骤包括：探索（Discover）、分析（Analyze）、重写（Rewrite）和维护（Maintain）。
三、（重新）撰写过程
不同学科、不同出版经验的作者会带着不同需求访问你的期刊。这些作者在准备投稿时，需根据他们的研究数据类型和想要发表的文章类型，对各种要求进行梳理。如何撰写一份能兼顾多用户视角和文章类型的作者指南呢？
1. 关注作者
撰写清晰的指南要求深入考虑目标受众及其对出版事宜的既有了解。
首先，利用你对期刊的了解以及编委会的专业知识进行思考练习，以理解你的作者。思考那些能揭示作者如何与你的作者指南互动的问题，例如：
·我们的作者主要是早期科研人员、资深学者，还是两者兼有？
·作者向编辑部提出的常见问题有哪些？
·我们特定的学科如何影响作者的投稿方式？
如果可能，通过简短的调查收集并分析作者的反馈，了解谁阅读了作者指南、他们的需求和行为。调查问题示例：
·在过去5年里，你向期刊投稿了多少篇论文？
·你阅读作者指南的主要原因是什么？
·作者指南提供了你寻找的信息吗？
你可以通过开放式问题收集有价值的见解，征求改进出版体验的建议。分析这些回复可以揭示作者的优先事项和挑战。进行主题分析时，将类似的评论（例如关于“修改”的问题或关于“编辑邮件”的问题）分组到虚拟白板上。将这些关注点可视化呈现可以指导你如何以及在何处解决作者指南中潜在的问题。
2. 评估你当前作者指南的结构
既然你已经将对作者的理解作为新指南的基础，接下来就需要将你当前的作者指南分解成不同的部分。评估指南中的每个部分，并用一个或多个宽泛的类别（如“投稿要求”“期刊政策”或“图表格式说明”）对其进行标记。对当前指南的内容进行结构化、组织和标记将帮助你理解大量文本。利用此活动记录哪些地方可能需要撰写新内容或删除冗余内容。这些类别也将有助于定义新的结构。
3. 制定以作者为中心的大纲
一旦确定了作者指南的各个部分，就从作者的角度出发，重新排列每个部分，使其最具逻辑性。此时，回顾你之前关于作者价值观的研究就显得非常重要。例如：
·清晰描述修改要求（例如使用修订跟踪来标记编辑），以防止作者事后需要重新修改。
·预先明确说明开放获取费用和折扣，以帮助那些必须根据可用资金选择期刊的作者。
·详细说明作者需要从外部来源（如资助机构或所在单位）收集的任何必需信息，以便他们能将此步骤纳入投稿时间表。
无论你的作者类型具体如何，都可以遵循一些通用的最佳实践：
·将相似内容归类。 使用你在评估当前结构时制定的章节类别，将相似内容归组。例如，将所有与数据相关的说明（即数据共享政策、数据可用性声明要求、数据格式说明）集中在一个部分。
·使用倒金字塔写作风格。按重要性顺序呈现信息，从最关键的细节开始。这有助于作者判断其稿件是否符合基本标准。然后，再介绍稿件准备或录用后的细节。你也应在各个章节内部应用此模式，首先突出说明每项政策最重要的部分，然后是具体细节，如任何背景信息或分步说明。
·帮助作者只关注他们需要的信息。在组织指南时，要考虑作者不同的经验水平和投稿需求。一种方法是应用信息觅食理论的原则，该理论表明人们寻找信息的方式类似于动物觅食——他们希望以最小的努力找到有价值的信息。
在我们的情境下，这可能意味着为有经验的作者用标题或表格标示高层次的要求，以便他们能更快地浏览指南，并为需要的人在下文提供详细描述。例如，有经验的作者可能只需要知道期刊要求他们提供开放研究者与贡献者身份识别码（ORCID），因为他们已经了解并拥有这个持久性数字标识符。他们可以跳过任何包含支持性细节的文本。相比之下，新手作者可能希望阅读关于什么是ORCID以及如何创建自己的ORCID的解释。通过这种方式构建你的指南，你以一种用户友好的、“选择你自己的冒险”的风格呈现信息。
4. 重写和简化
除了重组现有内容，你很可能还需要重写当前部分并创建新的部分。作者的一个常见抱怨是，在冗长复杂的段落中很难找到具体的期刊要求。简化你的写作，使作者能更快速地找到并理解必要信息。
以下是3条让你的作者指南易于遵循的建议：
·融入行业标准。许多期刊对相同主题使用不同的术语，这会使作者感到困惑。通过遵循行业标准来避免这种情况。这不仅能节省你创建新描述的时间，还能帮助作者识别熟悉的术语。
·力求简洁。使用简明的语言使指南更易于理解，并最大限度地减少误解的风险。这种方法惠及所有读者，包括经常依赖翻译工具的多语言作者。
·力求简短。大多数读者会略读长文本。即使你的受众可能拥有高学历，他们也通常很忙。顺应这种行为，使用短句、策略性的段落分隔和要点列表来突出关键信息。
四、考虑网络可访问性和导航
1. 确保网络可访问性
你应确保基于网络的作者指南遵循最新的网络可访问性指南，以方便所有作者，包括使用屏幕阅读器的作者。通过为图像使用替代文本（alt-text）、描述性链接文本以及具有可读字体的对比色，使你的内容可访问。我们建议遵循Web内容可访问性指南（WCAG），这是由Web可访问性倡议（WAI）制定的国际标准。
2. 增强导航
通过使用清晰、描述性的标题来勾勒信息的逻辑流程，帮助作者浏览你的页面，并考虑添加目录或侧边栏菜单以便快速轻松地访问不同部分。在构思标题时，融入搜索引擎优化（SEO）最佳实践以增强可搜索性，确保搜索引擎能轻松发现关键主题。如果你考虑创建可折叠部分来帮助减少信息过载，请将隐藏信息保持在最低限度。使用有效的标题来标示这些内容并确保你的网站保持用户友好至关重要，因为隐藏信息不会出现在搜索引擎结果中，也不会在作者使用查找命令（Ctrl+F）时显示。
五、维护指南
撰写作者指南不是一劳永逸的任务。你的期刊政策会随着行业和团队的发展而变化。你的指南必须足够灵活，能够适应此类变化，同时不失去其清晰度或语气风格。为响应不断发展的行业标准而定期更新期刊作者指南的步骤如下：
以下是一些维护建议：
·制定样式指南。在起草作者指南时，记录你的方法和理由。当你或其他编辑未来进行更新时，此文档可作为有用的参考，以简化更新过程并确保一致性。包含关于语言和术语的详细规则，以保持统一的语气和风格。
·成立治理小组。一个由主题专家组成的治理小组可以就指南的方向提供咨询，并确定是否需要更改，助于保持指南与共同目标一致。小组成员应代表关键利益相关者，如执行编辑、主编和副编辑。较大的组织可能还包括项目经理以及来自法律和研究诚信部门的代表。
·指定作者指南的“负责人”。 在实施小组的建议时，任命一位作者指南负责人可以提供问责制。负责人充当主要联系点和决策者，其职责包括管理更新、与不同部门协调以检查内容的准确性，并确保符合COPE或DOAJ等标准。
·建立管理变更和保持指南最新的流程。变更是不可避免的。通过建立管理变更的流程来为变更做好准备。确定变更请求如何提交、评审和批准（通常涉及你的负责人和治理小组）。
我们强烈建议保留一份对指南所做更改的日志，包括变更描述、变更原因、变更请求者及变更日期。安排定期审查整个指南，以确保它们保持连贯性和最新状态。在每次审查时，查阅变更日志以评估整体影响，并确定需要添加的新政策或需要删除或更新的过时说明。始终牢记你期刊所在领域任何学科特定的更新。
六、结论
制定有效的作者指南需要一种深思熟虑的方法，结合以用户为中心的设计、清晰的语言以及对行业和可访问性标准的遵循。尽管围绕指南建立所有这些结构可能感觉过于繁琐，但这些文档是你期刊的门面。制定一个清晰的维护策略将确保这些说明长期保持有用性和相关性。通过投入时间创建有效的指南，你可以改善整体投稿体验，并在你的期刊与作者之间建立富有成效、持久的关系。
原文链接：https://www.csescienceeditor.org/article/a-manual-for-author-guidelines/
一、作者指南改进的获益
改进作者指南的主要获益体现在3个利益相关方类别：机构收益、作者收益和编辑部收益。
2. 当作者获得有效指南时，更易在第一次投稿即准备好材料。对于鼓励稿件在期刊间转移的学会和出版商，标准化指南简化了转移流程，使作者易于比较要求并决定是否接受转移。
3. 编辑部收到的求助请求减少，花费在整理不合规文件上时间缩短，需要退回修改的稿件减少，从而减少了从投稿到最终文章发表的总时间。
二、作者指南改进步骤
作者指南改进的关键步骤包括：探索（Discover）、分析（Analyze）、重写（Rewrite）和维护（Maintain）。
三、（重新）撰写过程
不同学科、不同出版经验的作者会带着不同需求访问你的期刊。这些作者在准备投稿时，需根据他们的研究数据类型和想要发表的文章类型，对各种要求进行梳理。如何撰写一份能兼顾多用户视角和文章类型的作者指南呢？
1. 关注作者
撰写清晰的指南要求深入考虑目标受众及其对出版事宜的既有了解。
首先，利用你对期刊的了解以及编委会的专业知识进行思考练习，以理解你的作者。思考那些能揭示作者如何与你的作者指南互动的问题，例如：
·我们的作者主要是早期科研人员、资深学者，还是两者兼有？
·作者向编辑部提出的常见问题有哪些？
·我们特定的学科如何影响作者的投稿方式？
如果可能，通过简短的调查收集并分析作者的反馈，了解谁阅读了作者指南、他们的需求和行为。调查问题示例：
·在过去5年里，你向期刊投稿了多少篇论文？
·你阅读作者指南的主要原因是什么？
·作者指南提供了你寻找的信息吗？
你可以通过开放式问题收集有价值的见解，征求改进出版体验的建议。分析这些回复可以揭示作者的优先事项和挑战。进行主题分析时，将类似的评论（例如关于“修改”的问题或关于“编辑邮件”的问题）分组到虚拟白板上。将这些关注点可视化呈现可以指导你如何以及在何处解决作者指南中潜在的问题。
2. 评估你当前作者指南的结构
既然你已经将对作者的理解作为新指南的基础，接下来就需要将你当前的作者指南分解成不同的部分。评估指南中的每个部分，并用一个或多个宽泛的类别（如“投稿要求”“期刊政策”或“图表格式说明”）对其进行标记。对当前指南的内容进行结构化、组织和标记将帮助你理解大量文本。利用此活动记录哪些地方可能需要撰写新内容或删除冗余内容。这些类别也将有助于定义新的结构。
3. 制定以作者为中心的大纲
一旦确定了作者指南的各个部分，就从作者的角度出发，重新排列每个部分，使其最具逻辑性。此时，回顾你之前关于作者价值观的研究就显得非常重要。例如：
·清晰描述修改要求（例如使用修订跟踪来标记编辑），以防止作者事后需要重新修改。
·预先明确说明开放获取费用和折扣，以帮助那些必须根据可用资金选择期刊的作者。
·详细说明作者需要从外部来源（如资助机构或所在单位）收集的任何必需信息，以便他们能将此步骤纳入投稿时间表。
无论你的作者类型具体如何，都可以遵循一些通用的最佳实践：
·将相似内容归类。 使用你在评估当前结构时制定的章节类别，将相似内容归组。例如，将所有与数据相关的说明（即数据共享政策、数据可用性声明要求、数据格式说明）集中在一个部分。
·使用倒金字塔写作风格。按重要性顺序呈现信息，从最关键的细节开始。这有助于作者判断其稿件是否符合基本标准。然后，再介绍稿件准备或录用后的细节。你也应在各个章节内部应用此模式，首先突出说明每项政策最重要的部分，然后是具体细节，如任何背景信息或分步说明。
·帮助作者只关注他们需要的信息。在组织指南时，要考虑作者不同的经验水平和投稿需求。一种方法是应用信息觅食理论的原则，该理论表明人们寻找信息的方式类似于动物觅食——他们希望以最小的努力找到有价值的信息。
在我们的情境下，这可能意味着为有经验的作者用标题或表格标示高层次的要求，以便他们能更快地浏览指南，并为需要的人在下文提供详细描述。例如，有经验的作者可能只需要知道期刊要求他们提供开放研究者与贡献者身份识别码（ORCID），因为他们已经了解并拥有这个持久性数字标识符。他们可以跳过任何包含支持性细节的文本。相比之下，新手作者可能希望阅读关于什么是ORCID以及如何创建自己的ORCID的解释。通过这种方式构建你的指南，你以一种用户友好的、“选择你自己的冒险”的风格呈现信息。
4. 重写和简化
除了重组现有内容，你很可能还需要重写当前部分并创建新的部分。作者的一个常见抱怨是，在冗长复杂的段落中很难找到具体的期刊要求。简化你的写作，使作者能更快速地找到并理解必要信息。
以下是3条让你的作者指南易于遵循的建议：
·融入行业标准。许多期刊对相同主题使用不同的术语，这会使作者感到困惑。通过遵循行业标准来避免这种情况。这不仅能节省你创建新描述的时间，还能帮助作者识别熟悉的术语。
·力求简洁。使用简明的语言使指南更易于理解，并最大限度地减少误解的风险。这种方法惠及所有读者，包括经常依赖翻译工具的多语言作者。
·力求简短。大多数读者会略读长文本。即使你的受众可能拥有高学历，他们也通常很忙。顺应这种行为，使用短句、策略性的段落分隔和要点列表来突出关键信息。
四、考虑网络可访问性和导航
1. 确保网络可访问性
你应确保基于网络的作者指南遵循最新的网络可访问性指南，以方便所有作者，包括使用屏幕阅读器的作者。通过为图像使用替代文本（alt-text）、描述性链接文本以及具有可读字体的对比色，使你的内容可访问。我们建议遵循Web内容可访问性指南（WCAG），这是由Web可访问性倡议（WAI）制定的国际标准。
2. 增强导航
通过使用清晰、描述性的标题来勾勒信息的逻辑流程，帮助作者浏览你的页面，并考虑添加目录或侧边栏菜单以便快速轻松地访问不同部分。在构思标题时，融入搜索引擎优化（SEO）最佳实践以增强可搜索性，确保搜索引擎能轻松发现关键主题。如果你考虑创建可折叠部分来帮助减少信息过载，请将隐藏信息保持在最低限度。使用有效的标题来标示这些内容并确保你的网站保持用户友好至关重要，因为隐藏信息不会出现在搜索引擎结果中，也不会在作者使用查找命令（Ctrl+F）时显示。
五、维护指南
撰写作者指南不是一劳永逸的任务。你的期刊政策会随着行业和团队的发展而变化。你的指南必须足够灵活，能够适应此类变化，同时不失去其清晰度或语气风格。为响应不断发展的行业标准而定期更新期刊作者指南的步骤如下：
·制定样式指南。在起草作者指南时，记录你的方法和理由。当你或其他编辑未来进行更新时，此文档可作为有用的参考，以简化更新过程并确保一致性。包含关于语言和术语的详细规则，以保持统一的语气和风格。
·成立治理小组。一个由主题专家组成的治理小组可以就指南的方向提供咨询，并确定是否需要更改，助于保持指南与共同目标一致。小组成员应代表关键利益相关者，如执行编辑、主编和副编辑。较大的组织可能还包括项目经理以及来自法律和研究诚信部门的代表。
·指定作者指南的“负责人”。 在实施小组的建议时，任命一位作者指南负责人可以提供问责制。负责人充当主要联系点和决策者，其职责包括管理更新、与不同部门协调以检查内容的准确性，并确保符合COPE或DOAJ等标准。
·建立管理变更和保持指南最新的流程。变更是不可避免的。通过建立管理变更的流程来为变更做好准备。确定变更请求如何提交、评审和批准（通常涉及你的负责人和治理小组）。
我们强烈建议保留一份对指南所做更改的日志，包括变更描述、变更原因、变更请求者及变更日期。安排定期审查整个指南，以确保它们保持连贯性和最新状态。在每次审查时，查阅变更日志以评估整体影响，并确定需要添加的新政策或需要删除或更新的过时说明。始终牢记你期刊所在领域任何学科特定的更新。
六、结论
制定有效的作者指南需要一种深思熟虑的方法，结合以用户为中心的设计、清晰的语言以及对行业和可访问性标准的遵循。尽管围绕指南建立所有这些结构可能感觉过于繁琐，但这些文档是你期刊的门面。制定一个清晰的维护策略将确保这些说明长期保持有用性和相关性。通过投入时间创建有效的指南，你可以改善整体投稿体验，并在你的期刊与作者之间建立富有成效、持久的关系。
原文链接：https://www.csescienceeditor.org/article/a-manual-for-author-guidelines/
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